কিভাবে যোগাযোগ পদ্ধতি নির্বাচন করবেন?


আপনি কোন প্রয়োজনেই কারো সাথে যোগাযোগ করবেন। অনেক ধরনের যোগাযোগ ব্যাবস্থা আছে বর্তমানে। মাঝে মধ্যে যোগাযোগ পদ্ধতি নির্বাচন করা অনেক সময়েই কিছুটা বিভ্রান্তিকর হয়ে দাঁড়ায়। তারপরেও আপনি কিভাবে যোগাযোগ করছেন তা শুরুতে ভাবা উচিৎ। আপনার কার কার সাথে যোগাযোগ করতে হয়? রিপোর্টিং বস, ক্লায়েন্ট, টিম মেম্বার, সাপ্ল্যায়ার বা উৎপাদনকারী ইউনিট অথবা অন্য কারো সাথে। এর যে কোন দিকেই যোগাযোগের সহজ কিছু উপায় ভেবে নিন। মিটিং, ফোন, ইমেইল, কিংবা ভিডিও কনফারেন্স, ডাক এবং ফ্যাক্স হতে পারে যোগাযোগের মাধ্যম। কোনটা দিয়ে আপনার সবচেয়ে দ্রুত কাজ সম্পন্ন হতে পারে তা নির্বাচন করুন। সব যোগাযোগের জন্য একই ফ্ল্যাটফর্ম কাজ করার কথা নয়। এজন্য আজকের আলোচনা। আসুন ভেবে দেখি কিভাবে উত্তম যোগাযোগ পদ্ধতি নির্বাচন করা যায়?

যোগাযোগ পদ্ধতি নির্বাচনের আগে দেখুন কার সাথে বেশি যোগাযোগ করতে হয়?

আপনি কার সাথে যোগাযোগ করছেন? সে কেমন? আত্মীয় না অনাত্মীয়? কাছের নাকি দূরের। অফিসের কেউ নাকি অফিসের বস? ব্যক্তি বা ব্যক্তির পদমর্যাদা যোগাযোগের প্রক্রিয়া পরিবর্তন করে দিতে পারে। অফিসের বড় কর্তা যদি কাউকে স্মরন করেন তখন সশরীরে তার সাথে দেখা করতে হয়। অন্যদিকে ইমিডিয়েট কোন অফিসার খবর দিলে তাকে পিএবিএক্স বা ইন্টারকম থেকে কল দিলেই হয়। এজন্যই যার সাথে যোগাযোগ করছেন তার পজিশন নিয়ে ভাবতে হবে। সবার জন্য একই পদ্ধতি বিপদজনক হতে পারে।

যোগাযোগ করার আগে লোকেশন পর্যালোচনা করুন

আপনি যার সাথে যোগাযোগ করছেন তার লোকেশন দেখুন। তিনি যদি খুবই কাছে হয়ে থাকেন তবে তাকে ফোন বা ইমেইল না করে সরাসরি কথা বলা হচ্ছে উত্তম যোগাযোগ পদ্ধতি নির্বাচন। এসব ক্ষেত্রে ফোন বা ইমেইল ইত্যাদি কাজ করে অনেক ধীরে।

কাজের ধরন বা প্রকার অনুসারে যোগাযোগ পদ্ধতি নির্বাচন করুন

কাজ বুঝে যোগাযোগ এর পদ্ধতি নির্বাচন করুন। কাজ এমন হতে পারে শুধু কথা বলতেই সম্পন্ন হয়ে গেলো তাহলে আর অন্য কিছুর দরকার কি? তবে অনেক কাজ আছে যেখানে আপনাকে শশরীরে উপস্থিত থাকতে হয়। কিছু জানাতে হলে ইমেইল ব্যবহার করতে পারেন।

ইমেইল এর ব্যবহার নিয়ে আরো বেশি মনোযোগী হোন-

অনেক ক্ষেত্রেই ইমেইল হচ্ছে প্রথম এবং একমাত্র মাধ্যম। কারন ইমেইলে অফিসিয়াল নোটিশ কিংবা বার্তা প্রেরিত হয়। নির্দেশিকা বা নির্দেশ হলেও ইমেইল এ পাঠাতে হয়। তাছাড়া অফিসিয়াল রিকোয়েষ্ট বা নানান নেগোসিয়েশন ইমেইলে ডকুমেন্টেশন আকারে রাখতে হতে পারে। আরো পড়ুন

যোগাযোগ যদি অফিসিয়াল কোন কাজে হয় তবে সেটা কেমন কাজ তা শুরুতেই দেখে নিন। কাজ করার সময় কাজের ধরন বুঝে যোগাযোগের মাধ্যম  নির্ধারন করুন।

Be the first to comment

Leave a Reply

Your email address will not be published.


*